Project Costing dan Pelacakan Waktu di ERP Kustom: Anggaran, Timesheet, dan Profitabilitas

Rata-rata ROI untuk implementasi ERP adalah 52% — artinya setiap dolar yang diinvestasikan menghasilkan $1,52 kembali — dengan sebagian besar perusahaan memulihkan investasi mereka dalam 16 bulan. Untuk bisnis jasa profesional dan konstruksi di Indonesia, project costing sering menjadi modul dengan ROI tercepat: mengetahui persis berapa biaya setiap proyek versus apa yang ditagih dapat mengubah jenis proyek yang tidak menguntungkan menjadi menguntungkan dalam satu kuartal.

Struktur Anggaran Proyek

Proyek memiliki satu atau lebih baris anggaran, masing-masing terkait dengan kategori biaya: Tenaga Kerja, Perjalanan, Material, Subkontraktor, Lainnya. Setiap baris anggaran memiliki jumlah yang dianggarkan dan opsional kuantitas yang dianggarkan (jam, perjalanan, unit). Modul proyek melacak aktual terhadap setiap baris anggaran saat biaya diposting.

Entri dan Persetujuan Timesheet

Staf mengirimkan timesheet mingguan melalui UI React sederhana: pilih proyek, pilih tugas, masukkan jam per hari, tambahkan deskripsi. Timesheet masuk ke manajer proyek untuk persetujuan. Setelah disetujui, jam dikalikan dengan cost rate staf (tersimpan di modul HR) untuk menghitung biaya tenaga kerja, yang diposting secara otomatis ke jurnal proyek.

Project Costing Data Flow

  ┌─────────────────────────────────────────────────────┐
  │                  COST SOURCES                       │
  │                                                     │
  │  Timesheets          Expense Claims    AP Invoices  │
  │  (Labor)             (Travel/Other)   (Materials)   │
  │     │                    │                │         │
  │     ▼                    ▼                ▼         │
  │  hours × cost_rate   receipts         vendor bills  │
  └──────────────────────────┬──────────────────────────┘
                             │ all auto-post to
                             ▼
  ┌─────────────────────────────────────────────────────┐
  │          journal_lines (project_id tagged)           │
  │  DEBIT  Project WIP    [cost amount]                │
  │  CREDIT Accrued Labor  [or Expense Payable]         │
  └──────────────────────────┬──────────────────────────┘
                             │
                             ▼
  ┌─────────────────────────────────────────────────────┐
  │          Budget vs. Actual Dashboard                 │
  │                                                     │
  │  Category    Budget    Actual   Variance   Status   │
  │  Labor       200M      165M     +35M       🟢 83%  │
  │  Travel       15M       18M      -3M       🔴 120% │
  │  Materials   300M      280M     +20M       🟡 93%  │
  │  Subcontract  50M       40M     +10M       🟢 80%  │
  │  ─────────────────────────────────────────────────  │
  │  TOTAL       565M      503M     +62M       89%     │
  └─────────────────────────────────────────────────────┘

Integrasi Klaim Biaya

Biaya proyek — perjalanan, akomodasi, hiburan klien — diajukan melalui klaim biaya yang terhubung ke proyek. Workflow klaim biaya mencerminkan proses AP mini: staf mengirimkan bukti (unggah foto), manajer proyek menyetujui, keuangan memverifikasi dan mengganti rugi. Klaim biaya yang disetujui diposting ke buku besar biaya proyek secara otomatis.

Beberapa Model Penagihan

Sistem yang saya bangun mendukung tiga model penagihan: Time and Materials (tagih jam aktual × tarif yang disepakati + biaya yang dapat diganti), Fixed Price (penagihan berbasis milestone terlepas dari biaya), dan Cost Plus (biaya + margin yang disepakati%). Untuk proyek T&M, sistem menghasilkan draft faktur AR dari timesheet dan biaya yang disetujui.

-- PostgreSQL: project cost tables
CREATE TABLE projects (
  id            UUID PRIMARY KEY DEFAULT gen_random_uuid(),
  code          VARCHAR(20) UNIQUE NOT NULL,
  name          VARCHAR(200) NOT NULL,
  billing_model VARCHAR(20) NOT NULL  -- 'TM', 'FIXED', 'COST_PLUS'
);

CREATE TABLE project_budget_lines (
  id           UUID PRIMARY KEY DEFAULT gen_random_uuid(),
  project_id   UUID NOT NULL REFERENCES projects(id),
  category     VARCHAR(50) NOT NULL,  -- 'LABOR','TRAVEL','MATERIALS'
  budgeted_amt NUMERIC(15,2) NOT NULL,
  budgeted_qty NUMERIC(10,2)
);

-- NestJS: approve timesheet and post cost to ledger
@Transactional()
async approveTimesheet(timesheetId: string) {
  const ts = await this.tsRepo.findOneOrFail(timesheetId, {
    relations: ['employee', 'project'],
  });
  const costRate = await this.hrService.getCostRate(ts.employee.id);
  const laborCost = ts.hours * costRate;

  // Post to journal
  await this.journalService.post({
    description: `Labor: ${ts.employee.name} - ${ts.project.code}`,
    lines: [
      { accountId: ACCOUNTS.PROJECT_WIP, projectId: ts.project.id,
        debit: laborCost, credit: 0 },
      { accountId: ACCOUNTS.ACCRUED_LABOR,
        debit: 0, credit: laborCost },
    ],
  });

  ts.status = 'approved';
  await this.tsRepo.save(ts);
}

Bagaimana Saya Mendekati Ini

Modul proyek dibangun dengan NestJS untuk API, PostgreSQL untuk data, dan React untuk frontend. Dashboard proyek menggunakan Recharts untuk menampilkan garis tren anggaran vs. aktual dari waktu ke waktu. Saya mengimplementasikan sistem lampu lalu lintas: hijau jika aktual di bawah 75% anggaran, kuning jika 75-90%, merah jika di atas 90%.

Pelaporan Profitabilitas Proyek

Laporan profitabilitas menampilkan untuk setiap proyek: nilai kontrak, total biaya (tenaga kerja + langsung), laba kotor, margin laba kotor %, dan status penagihan (berapa banyak yang telah difakturkan vs. dikontrak). Untuk proyek T&M, laporan juga menampilkan realisasi — rasio jam yang ditagih terhadap jam yang timbul.

Integrasi dengan Keuangan dan Penggajian

Modul proyek berintegrasi secara bidireksional dengan modul keuangan: biaya diposting ke buku besar umum saat disetujui (debit WIP Proyek, kredit Tenaga Kerja yang Masih Harus Dibayar), dan pendapatan diposting ketika faktur dibuat. Untuk integrasi penggajian, jam timesheet berfungsi sebagai sumber untuk menghitung penggajian staf berbasis jam atau proyek.